Modèle de note de frais
- 25 mai
- 6 min de lecture
Sommaire
En quoi consiste une note de frais ?
Une note de frais permet à un salarié de déclarer ses dépenses liées à son activité professionnelle. Elle détaille les frais engagés, les dates, le motif et les justificatifs. Son rôle est de garantir un remboursement clair, rapide et conforme aux règles de l’entreprise, tout en simplifiant le suivi comptable et la transparence des dépenses.
Note de frais et la réforme de la facture électronique
Aujourd’hui, une note de frais sert à rembourser des dépenses faites par un salarié avec un justificatif (ticket, facture papier ou PDF). Avec la facture électronique, ces justificatifs deviennent numériques et structurés, ce qui permet une automatisation plus poussée du traitement.
En revanche, certaines dépenses resteront hors du circuit de facturation classique (par exemple : péages, petits achats sans facture électronique, frais kilométriques). Donc les notes de frais restent nécessaires, même si leur gestion devient plus simple et plus automatisée.
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Exemple de note de frais avec un tableau Excel
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Formulaire note de frais pour association
La note de frais pour association est un outil pratique pour enregistrer les dépenses engagées par les membres ou bénévoles. Chaque dépense doit être justifiée par un reçu ou facture. Elle permet un remboursement clair et rapide tout en garantissant la traçabilité comptable et le respect des obligations légales.
Comment faire une note de frais sur Excel
Préparer la structure du fichier Excel.
a- Créer les colonnes indispensables :
Dans une feuille Excel, commencez par créer les colonnes suivantes (ligne 1) :
Date
Type de frais (repas, transport, hôtel, carburant…)
Description
Montant TTC
TVA
Montant HT
Moyen de paiement
Justificatif (oui / non)
Notre astuce formateur : plus la structure est claire, moins il y aura d’erreurs de saisie
Modèle note de frais avec ou sans tva
Un modèle de note de frais pour association peut être utilisé avec ou sans TVA, selon le régime fiscal de l’association et la nature des dépenses engagées.
Sans TVA : cas le plus fréquent pour les associations non assujetties, seules les dépenses réellement payées sont déclarées.
Avec TVA : pour les associations assujetties ou certaines dépenses spécifiques, le montant TTC peut être calculé automatiquement.
Comment compléter une note de frais ?
Compléter une note de frais implique de renseigner correctement chaque dépense liée à l’activité professionnelle. Dates, montants, catégories de frais et justificatifs doivent être fournis. Une note bien remplie permet d’éviter les erreurs, d’accélérer la validation et de garantir un remboursement conforme aux règles internes.
Quelles mentions sont obligatoires sur une note de frais ?
Les mentions obligatoires sur une note de frais comprennent le nom du déclarant, la date, le montant, la catégorie de dépense et le contexte professionnel. Chaque ligne doit être accompagnée d’un justificatif afin d’assurer la traçabilité et la conformité comptable
Quelles pièces justificatives doivent accompagner une note de frais ?
Les mentions obligatoires sur une note de frais comprennent le nom du déclarant, la date, le montant, la catégorie de dépense et le contexte professionnel. Chaque ligne doit être accompagnée d’un justificatif afin d’assurer la traçabilité et la conformité comptable
📥Dans l’exercice téléchargeable gratuitement, vous retrouvez toutes les informations obligatoires nécessaires à la complétion d’une note de frais.
Quelles dépenses professionnelles sont remboursables ?
Les dépenses professionnelles remboursables concernent les frais engagés dans le cadre de l’activité de l’entreprise ou de l’association. Il s’agit principalement des déplacements, des repas, de l’hébergement et des frais annexes justifiés. Chaque dépense doit être accompagnée d’un justificatif pour permettre le remboursement. Respecter ces règles assure transparence, conformité et traitement rapide par la comptabilité.
Frais liés aux déplacements professionnels
Les frais de déplacements professionnels correspondent à toutes les dépenses engagées pour effectuer un trajet dans le cadre de l’activité professionnelle ou associative. Ils comprennent notamment :
Transports : billets de train, avion, bus ou location de véhicule. Le remboursement se fait sur présentation de justificatifs.
Véhicule personnel : le kilométrage parcouru peut être remboursé selon le barème officiel, incluant parfois les frais de carburant et péage.
Frais annexes : parking, péages et transports locaux (taxi, navette). Chaque dépense doit être justifiée.
Conditions : les dépenses doivent être nécessaires, raisonnables et liées à l’activité. Les dates, trajets et motifs doivent être clairement indiqués pour chaque frais.
L’ensemble de ces informations peut être centralisé dans une note de frais ou un formulaire afin de faciliter le remboursement et la traçabilité comptable.
Repas professionnels : ce qui peut être pris en charge
Les repas professionnels correspondent aux dépenses engagées par un salarié, un manager ou un bénévole dans le cadre de son activité. Ils sont pris en charge lorsqu’ils sont justifiés par une contrainte professionnelle, comme un déplacement, une réunion ou une mission extérieure.
Sont généralement remboursables les repas pris à l’extérieur, les repas d’affaires ou les repas lors de déplacements professionnels. La dépense doit rester raisonnable et être accompagnée d’un justificatif mentionnant la date, le montant et le lieu.
En revanche, les repas pris à titre personnel ou sans lien direct avec l’activité professionnelle ne sont pas remboursables. Des plafonds de remboursement peuvent être appliqués selon la politique interne de l’entreprise ou de l’association.
Frais d’hébergement : quelles dépenses peuvent être remboursées ?
Les frais d’hébergement correspondent aux dépenses engagées lors d’un déplacement professionnel nécessitant une ou plusieurs nuits sur place. Ils concernent principalement les hôtels, résidences hôtelières ou autres solutions d’hébergement temporaire liées à une mission, une formation ou un événement professionnel.
Le remboursement est possible à condition que l’hébergement soit nécessaire, raisonnable et directement lié à l’activité professionnelle. La facture doit préciser les dates de séjour, le montant, ainsi que le nom de l’établissement.
Les frais annexes inclus dans la nuitée, comme le petit-déjeuner, peuvent être pris en charge selon les règles internes.
En revanche, les dépenses personnelles ou services non liés à la mission ne sont généralement pas remboursables.
Les erreurs classique à éviter sur les notes de frais
⚠️ La gestion des notes de frais peut sembler simple, mais des erreurs fréquentes peuvent rapidement entraîner des refus de remboursement et compliquer le suivi administratif.
Nous avons lister les différentes erreurs à éviter sur les notes de frais :
Oublier les justificatifs : une note de frais sans facture ou ticket conforme est systématiquement rejetée et non déductible
Saisir des montants TTC/HT incorrects : erreur fréquente sur la TVA récupérable, surtout pour les repas, carburants et frais d’hébergement
Mélanger dépenses personnelles et professionnelles : source de litiges internes et de redressement en cas de contrôle
Utiliser des catégories imprécises : classer un frais de péage en “divers” complique le suivi comptable et l’analyse des coûts
Déclarer les notes trop tard : dépassement des délais internes ou fiscaux, avec un risque de refus de remboursement
Arrondir ou estimer les montants : toute approximation est proscrite, les montants doivent correspondre exactement aux justificatifs
Ignorer les plafonds autorisés : notamment pour les repas, entraînant un remboursement partiel ou un rejet
Multiplier les erreurs de saisie : dates incohérentes, doublons ou devises mal converties nuisent à la fiabilité du process
👉 Notre Avis : dans la pratique, la majorité de ces erreurs viennent d’un manque de cadre clair et d’outils adaptés. Une procédure simple, associée à un fichier Excel structuré ou à un outil de gestion automatisé, réduit drastiquement les erreurs et le temps de traitement.
Conclusion
La gestion des notes de frais est un élément clé pour assurer un remboursement rapide, transparent et conforme aux règles de votre entreprise ou association.
Nos modèles Excel, Word et PDF ne se contentent pas de faciliter la saisie : ils permettent également de comprendre le fonctionnement d’une note de frais, les informations obligatoires, les catégories de dépenses et la manière de les justifier.
