Niveau : Débutant
Introduction : comment filtrer sur excel ?
Dans cet article, vous allez voir les fondamentaux d'Excel
Cet article guide le lecteur à travers les bases d'Excel, en expliquant les fonctionnalités essentielles et leur utilisation. Voici les points principaux abordés :
Filtre simple et avancé
Filtre simple :
Le filtre simple, accessible via l’onglet Données > Filtrer, permet d'afficher uniquement les lignes correspondant à certains critères (Date, un chiffre, une valeur, un mot)
Par exemple, vous pouvez filtrer une colonne pour ne voir que les ventes supérieures à 1000 ou une catégorie spécifique. Ce type de filtre est facile à utiliser pour des recherches rapides.
Filtre avancé :
Le filtre avancé, également disponible dans l’onglet Données, offre plus de flexibilité en permettant de définir des critères complexes dans une plage dédiée.
Comment réaliser un Filtre simple sous Excel ?
L’objectif des filtres simples est d’extraire et de filtrer des données en fonction de critères simples
Votre tableau de données doit contenir un entête pour chaque colonne
Pour filtrer, allez dans l’onglet "données"
Puis sélectionner l’entête de votre tableau et cliquez sur Filtrer
Exemple
A. Les différentes options
1) TRIER vos données du plus petit au plus grand
2) TRIER vos données par couleur
· Si vous avez plusieurs couleurs le choix vous êtes proposées
3) FILTRES Numériques (voir ci-dessous)
4) FILTRER sur une Recherche (une valeur ou un texte dans nos cellules)
5) FILTRER sur un/plusieurs/tous les éléments de la liste
B. Filtres numériques
Valable uniquement sur des valeurs numériques et non du texte
Beaucoup d’options sont proposées
· Filtrer sur l’ensemble de valeurs supérieures à …
· Filtrer sur l’ensemble de valeurs Entre …
· …
Le Filtre personnalité permet d’établir à votre convenance un filtre numérique
1) Obligatoire : Liste déroulante : Choisissez votre 1er critère : égale, supérieur, inférieur…
2) Obligatoire : Choisissez votre valeur : chiffre numérique uniquement
3) Facultatif :
· Si vous n’avez qu’un seul critère, alors appuyez sur le bouton ok
· Si vous avez 2 critères pour la même colonne alors
· ET : Le résultat n’affichera que si vos données respectent les deux critère1 et 2 en même temps
· OU : Le résultat cumulera les critères1 et critères2
Exemple ET
Résultat
J’ai bien que deux âges qui sont
· ET mon chiffre est inférieur à 60
· ET mon chiffre est supérieur ou égale à 41
Exemple OU
Résultat
Cela n’a pas de sens, car l’ensemble de mes valeurs est forcément
· OU mon chiffre est inférieur à 60
· OU mon chiffre est supérieur ou égale à 41
Ces deux critères prennent en compte l’ensemble des chiffres possibles.
C. Filtre de Texte
Même fonctionnement, Le filtre textuel apparait seulement lorsque votre colonne contient du texte
Le filtre personnalisé permet d’utiliser des options comme
· Commence par
· Se termine
par
Exemple d’utilisation avec le OU
OU que cela commence par m
OU que cela se termine par e
Résultat
Cela a bien fonctionné, nous avons bien des prénoms :
· OU qui commence par m
· OU qui se termine par e
Avec le ET
Il n’y a bien que maxime qui
· ET commence par la lettre m
· ET se termine par la lettre e
Nous voyons bien la différence entre le ET et le OU
"ET" : Critères cumulés, résultat restreint.
"OU" : Critères alternatifs, résultat plus large.
Filtre avec "ET" :Les deux conditions doivent être vraies simultanément pour qu'une ligne soit affichée.
Exemple : Afficher les ventes > 1000 ET réalisé dans la région "Nord".
Résultat : Seules les lignes qui répondent aux deux critères sont visibles.
Filtre avec "OU" :Au moins une des deux conditions doit être vraie pour qu'une ligne soit affichée.
Exemple : Afficher les ventes > 1000 OU réalisées dans la région "Nord".
Résultat : Toutes les lignes répondant à l'une ou l'autre des conditions sont visibles.
Les filtres simples sont trop difficiles ou faciles pour vous ? Vous souhaitez tester votre connaissance sous Excel ? À travers un test Excel gratuit et avec correction, nous évaluons votre compétence en ligne.
Comment réaliser un Filtre avancé sous Excel ?
Faire un Filtre avancé sous Excel
Les filtres avancés vous serviront en cas de complexité forte de traitement de la donnée sur une même colonne ou type de donnée.
Les filtres avancés dans Excel permettent d'appliquer des critères complexes pour isoler ou extraire des données spécifiques.
Ils sont particulièrement utiles lorsque vous devez combiner plusieurs conditions, comme des "ET" et des "OU", ou lorsque vous souhaitez copier les résultats filtrés vers une autre plage de cellules.
Préalablement, vous êtes obligées de recréer vos entêtes et inscrivez vos critères de sélection sous votre nouvel entête. Attention, Vos entêtes doivent être identiques !
Inscrivez vos critères dans le 1er tableau
· Exemple de souhaiter filtrer sur le Sexe « M »
Ensuite, allez dans filtre et cliquez sur "avancé"
Indiquez les zones comme dans l’exemple et validez
il y a bien que 3 résultats « M »
Personnalisé les critères des Filtre avancé sous Excel
2ᵉ exemple
Je choisis de mettre les critères suivants
Comprenez ceci
· Deux Critères sur la même ligne constitue un ET
o ET Sexe = M ET Ancienneté = 5
o ET Sexe = F ET Date de naissance >=10/12/1981
· Deux Critères sur des lignes différentes constitue un OU
o OU Sexe = M OU Sexe = F
· Dans ce cas précis le résultat sera un mixte entre les deux
Résultat
(SEXE = M ET Ancienneté = 5) OU (SEXE = F ET Date de naissance >=10/12/1981).
En effet on va cumuler les effets de la même ligne avec celle d’une ligne différente
Également, pour réaliser un critère ET sur la même colonne, il vous faudra ajouter la même l’entête de cette colonne
Nous avons rajouté l’entête Ancienneté afin d’établir les critères suivant
· ET Ancienneté >=2 ET Ancienneté <=5
Résultat
FAQ sur les filtres simples et avancés dans Excel
Quelle est la différence entre un filtre simple et un filtre avancé dans Excel ?
Filtre simple : Il permet de trier et filtrer rapidement les données d'un tableau en utilisant des critères standards, comme des valeurs spécifiques, du texte, des dates ou des couleurs. Il est accessible directement depuis l'onglet "Données > Filtrer".
Filtre avancé : Il offre une plus grande flexibilité en permettant d’appliquer plusieurs critères complexes et d'extraire les résultats vers une autre plage de cellules. Il est idéal pour les besoins d'analyse plus poussés.
Comment appliquer un filtre simple dans Excel ?
Sélectionnez une cellule dans votre tableau.
Allez dans l’onglet "Données" et cliquez sur "Filtrer".
Des flèches apparaissent dans les en-têtes de colonnes.
Cliquez sur une flèche pour choisir vos critères (par exemple, texte contenant, valeurs supérieures à…).
Excel affiche uniquement les lignes correspondant aux critères sélectionnés.
Dans quels cas utiliser un filtre avancé ?
Lorsque vous devez appliquer plusieurs critères en même temps (par exemple : "Prix > 100" ET "Catégorie = Fournitures").
Pour extraire des données filtrées vers une autre feuille ou plage de cellules.
Pour gérer des critères complexes à l’aide de formules personnalisées.
Pour éviter les limites des filtres simples dans des tableaux très volumineux.
Comment appliquer un filtre avancé dans Excel ?
Préparez une zone de critères avec vos conditions (par exemple, une plage de cellules avec les critères).
Allez dans l’onglet "Données > Avancé".
Choisissez entre :
Filtrer la liste sur place (pour afficher les résultats directement dans le tableau).
Copier vers un autre emplacement (pour extraire les données filtrées ailleurs).
Sélectionnez la plage de données, les critères et l’emplacement cible.
Cliquez sur "OK" pour appliquer le filtre.
Quels sont les pièges courants avec les filtres dans Excel ?
Critères mal définis : Une zone de critères mal structurée pour le filtre avancé entraîne des résultats erronés.
Ligne vide dans le tableau : Une ligne vide peut interrompre le filtre et fausser les résultats.
Filtres superposés : Appliquer plusieurs filtres simples sur un tableau déjà filtré peut causer des incohérences.
Données non structurées : Les filtres fonctionnent mieux avec des tableaux bien organisés (en-têtes clairs et cohérents).
Conclusion :
Les filtres simples et avancés dans Excel sont deux outils complémentaires qui répondent à des besoins différents pour la gestion et l’analyse des données. En formation Excel, les filtres simples sont souvent privilégiés pour leur facilité d’utilisation et leur rapidité. Ils permettent d’isoler rapidement des données spécifiques grâce à des critères simples, sans nécessiter de compétences avancées. C’est un choix idéal pour les débutants ou pour des tâches basiques et courantes.
En revanche, les filtres avancés, souvent abordés en formation Excel intermédiaire, sont conçus pour des besoins plus complexes. Ils permettent de combiner plusieurs critères avec des logiques "ET" et "OU", ou d’extraire des données vers une nouvelle plage. Bien qu’un peu plus techniques, ils offrent une flexibilité et une puissance d’analyse bien supérieures, idéales pour des contextes professionnels exigeants.
Préférez les filtres simples pour leur accessibilité et leur efficacité dans des tâches simples, et optez pour les filtres avancés dans des situations nécessitant des conditions complexes. Maîtriser ces deux approches, grâce à une formation Excel adaptée, permet de gérer vos données avec précision et d’améliorer considérablement votre productivité.
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