Remplacer sur Excel : REMPLACER, SUBSTITUE

Excel propose deux fonctions pour remplacer du contenu dans une cellule : REMPLACER et SUBSTITUE. Elles ont un objectif commun (modifier un texte), mais leur fonctionnement est différent : REMPLACER agit selon la position des caractères, tandis que SUBSTITUE recherche un texte précis à remplacer.

Rechercher-Remplacer (Ctrl+H) modifie les cellules directement, sans écrire la moindre formule.

Au sommaire de ce tutoriel :

• Remplacer du texte sur Excel : les 3 méthodes

• La fonction REMPLACER : remplacer par position

• La fonction SUBSTITUE : remplacer par contenu

• REMPLACER ou SUBSTITUE : quelle différence ?

• Rechercher et remplacer sur Excel (Ctrl+H)

• Remplacer un mot, un caractère ou plusieurs valeurs d'un coup

• Questions fréquentes

Nos formateurs ont préparé un classeur de 6 exercices corrigés pour mettre tout ça en pratique : masquage de données RH, nettoyage d'un export CRM, normalisation de codes chantier. Téléchargement libre, sans inscription, et vous en retrouverez d'autres dans notre bibliothèque d'exercices Excel corrigés.

remplacer-excel-substitue.xlsx

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Remplacer du texte sur Excel : les 3 méthodes

Avant d'écrire quoi que ce soit, posez-vous une seule question : est-ce que je veux conserver la donnée d'origine ? La réponse départage immédiatement les trois méthodes.

• REMPLACER : vous savez OÙ se trouve le texte à changer, c'est-à-dire sa position et sa longueur. C'est une formule, donc le résultat va dans une nouvelle colonne et la donnée d'origine reste intacte.

• SUBSTITUE : vous savez QUOI remplacer, un mot ou un caractère précis, mais pas forcément où il se trouve. Également une formule, donc un résultat vivant qui se recalcule tout seul.

• Rechercher et remplacer (Ctrl+H) : modification directe des cellules, aucune colonne supplémentaire, mais la donnée d'origine est écrasée pour de bon.

En formation, nous voyons la même mésaventure revenir toutes les semaines : un stagiaire lance un Remplacer tout sur un fichier de production, enregistre, ferme, et découvre trois jours plus tard que 400 lignes ont été modifiées sans qu'il puisse revenir en arrière. Retenez la règle : les deux fonctions ne détruisent rien, Ctrl+H si.

REMPLACER et SUBSTITUE appartiennent à la même famille que les autres fonctions de traitement de texte Excel, celles que nous mobilisons systématiquement pour nettoyer un fichier avant de l'analyser.

La fonction REMPLACER : remplacer par position

La fonction REMPLACER écrase un nombre de caractères donné, à partir d'une position donnée. Elle ne regarde jamais ce qu'il y a dedans : elle compte, puis elle écrit par-dessus. Sa syntaxe compte quatre arguments, tous obligatoires :

=REMPLACER(ancien_texte ; no_départ ; no_car ; nouveau_texte)

• ancien_texte : la cellule qui contient le texte de départ.

• no_départ : la position du premier caractère à écraser. Le premier caractère de la cellule porte le numéro 1.

• no_car : le nombre de caractères à écraser à partir de cette position.

• nouveau_texte : ce qu'Excel écrit à la place, entre guillemets.

Étape 1 : repérer la position du premier caractère à remplacer

Imaginons un numéro de téléphone enregistré sous la forme :

0412345678

Le service RH souhaite masquer les premiers chiffres avant de transmettre le fichier à un prestataire.

Les caractères à remplacer commencent dès le premier chiffre.

L'argument no_départ = 1

Étape 2 : compter les caractères à écraser

Nous voulons masquer les 4 premiers chiffres :

0412345678 → XXXX345678

L'argument no_car doit donc être 4.

Étape 3 : écrire la formule

=REMPLACER(A2;1;4;"XXXX")

Excel renvoie XXXX345678. Les quatre premiers chiffres ont disparu, les six suivants sont conservés au caractère près, et la cellule A2 n'a pas bougé.

Deux limites à connaître avant d'aller plus loin : REMPLACER n'effectue qu'un seul remplacement par formule, et elle produit n'importe quoi dès que la structure varie d'une ligne à l'autre.

Si vos données ne sont pas parfaitement calibrées, passez directement à SUBSTITUE.

Exercice 1 : Donnée RH : masquer un numéro de téléphone

Objectif : livrer l'annuaire des salariés à un prestataire externe sans jamais exposer un numéro complet. La première ligne est déjà résolue dans le classeur, elle vous sert de modèle.

Exercice 2 : Donnée Commercial : mettre à jour l'année d'une référence produit

Objectif : faire passer tout un catalogue du millésime 2025 au millésime 2026 sans ressaisir une seule référence. L'année occupe toujours quatre caractères à partir de la cinquième position.

La fonction SUBSTITUE : remplacer par contenu

SUBSTITUE fonctionne à l'inverse : vous lui donnez le texte à chercher, elle se débrouille pour le trouver, où qu'il soit dans la cellule. C'est de loin la plus utilisée des deux, parce qu'on connaît presque toujours le mot à remplacer, rarement sa position exacte.

=SUBSTITUE(texte ; ancien_texte ; nouveau_texte ; [no_position])

• texte : la cellule à traiter.

• ancien_texte : la chaîne de caractères à faire disparaître.

• nouveau_texte : la chaîne qui prend sa place.

• [no_position] : argument facultatif. Omis, SUBSTITUE remplace TOUTES les occurrences. Renseigné, il ne traite que celle que vous désignez.

Supprimer des caractères avec SUBSTITUE

Supprimer, sur Excel, c'est simplement remplacer par du vide : deux guillemets collés, sans rien entre les deux. C'est la manière la plus rapide de nettoyer des numéros exportés d'un CRM et truffés de points.

=SUBSTITUE(A2;".";"")

06.12.34.56.78 devient 0612345678

Le même principe fonctionne pour supprimer d'autres caractères gênants comme :

• les tirets : 06-12-34-56-78 → 0612345678

• les barres obliques : 06/12/34/56/78 → 0612345678

• les caractères indésirables provenant d'un import de données.

⚠️ Pour les espaces en trop, il est préférable d'utiliser une fonction dédiée, car les espaces peuvent être présents de différentes manières dans une cellule (au début, à la fin ou entre les mots).

Ne remplacer qu'une seule occurrence

C'est le quatrième argument qui fait toute la finesse de SUBSTITUE, et presque personne ne l'utilise. Dans un libellé comptable du type Facture 2025 - Acompte 2025, la première date identifie la pièce et ne doit surtout pas bouger ; seule la seconde doit changer.

=SUBSTITUE(A2;"2025";"2026";2)

Dernier point que nos formateurs martèlent en salle : SUBSTITUE respecte la casse. Chercher "paris" ne trouvera jamais "Paris". C'est la première chose à vérifier quand une formule renvoie le texte inchangé sans afficher la moindre erreur.

Exercice 3 : Donnée Marketing : nettoyer des numéros importés du CRM

Objectif : obtenir une colonne de numéros homogènes, exploitables pour un publipostage, à partir d'un export où chaque contact a son propre format.

Exercice 4 : Donnée Comptable : corriger la seconde occurrence d'un libellé

Objectif : basculer l'exercice comptable sur les écritures d'acompte sans toucher à la date de la pièce d'origine.

REMPLACER ou SUBSTITUE : quelle différence ?

La règle tient en une phrase : utilisez SUBSTITUE quand vous savez QUOI remplacer, et REMPLACER quand vous savez OÙ remplacer.

• Critère d'action : REMPLACER travaille sur une position, SUBSTITUE sur un contenu.

• Nombre de remplacements : REMPLACER n'en fait qu'un seul ; SUBSTITUE les traite tous par défaut, ou un seul avec son quatrième argument.

• Sensibilité à la casse : REMPLACER s'en moque puisqu'elle ne lit rien ; SUBSTITUE distingue majuscules et minuscules.

• Si le texte cherché est absent : SUBSTITUE renvoie la cellule inchangée, sans erreur. REMPLACER, elle, écrasera quand même les caractères de la position indiquée.

• Données irrégulières : REMPLACER devient dangereuse dès que la longueur varie d'une ligne à l'autre ; SUBSTITUE s'en accommode sans problème.

Le moyen mnémotechnique que nous donnons en stage : SUBSTITUE substitue un mot, celui que vous connaissez déjà ; REMPLACER remplace à un endroit, celui que vous pointez du doigt.

Dans la pratique, sur dix opérations de nettoyage, neuf passent par SUBSTITUE. REMPLACER ne brille que sur des formats parfaitement rigides : références produit, codes internes, numéros de dossier. Envie de savoir où vous en êtes sur ces fonctions ? Notre test Excel gratuit avec correction en ligne vous situe en sept minutes.

Rechercher et remplacer sur Excel (Ctrl+H)

Quand vous n'avez pas besoin d'un résultat vivant, la fonctionnalité Rechercher et remplacer va beaucoup plus vite qu'une formule : elle traite une feuille entière, voire un classeur entier, en un clic.

Étape 1 : ouvrir la boîte de dialogue

Faites Ctrl+H, ou passez par l'onglet Accueil puis Rechercher et sélectionner et enfin Remplacer. Sur Mac, le raccourci est Ctrl+H également. Il fait partie des raccourcis Excel qu'on utilise tous les jours sans y penser.

Étape 2 : régler les options avant de valider

C'est l'étape que tout le monde saute, et c'est précisément là que se jouent les dégâts. Cliquez sur Options pour dérouler le panneau complet :

• Respecter la casse : sans cette case, remplacer "total" touchera aussi "Total" et "TOTAL".

• Totalité du contenu de la cellule : indispensable pour ne pas transformer "Paris" en "Lyon" à l'intérieur de "Paris-Nord".

• Dans : Feuille ou Classeur. Sur Classeur, l'opération part sur tous les onglets d'un coup.

• Regarder dans : Formules par défaut, ce qui signifie qu'Excel peut modifier le texte à l'intérieur de vos formules. Basculez sur Valeurs si vous ne visez que les résultats affichés.

Étape 3 : Remplacer ou Remplacer tout

Remplacer traite une occurrence à la fois et vous laisse contrôler chaque étape. Remplacer tout applique la modification partout, sans confirmation. Ctrl+Z annule l'opération tant que le classeur n'a pas été fermé, mais notre consigne en formation reste la même : sur un fichier important, on duplique la feuille avant.

Détail que les tutoriels concurrents oublient presque tous : Ctrl+H accepte les caractères génériques.

• L'astérisque * remplace n'importe quelle suite de caractères. Chercher "REF-*-A" cible toutes les références quelle que soit leur année.

• Le point d'interrogation ? remplace exactement un caractère.

• Le tilde ~ neutralise les deux précédents. Pour chercher un vrai astérisque, tapez ~* dans le champ de recherche.

Remplacer un mot, un caractère ou plusieurs valeurs d'un coup

Passons aux situations concrètes, celles qui reviennent le plus souvent dans les fichiers de nos stagiaires.

Remplacer un mot par un autre

Cas le plus simple, et c'est SUBSTITUE sans son quatrième argument : =SUBSTITUE(A2;"Directeur";"Directrice"). Toutes les occurrences du mot sont traitées dans la cellule. Si vous devez le faire sur toute une colonne sans conserver l'original, Ctrl+H ira plus vite.

Remplacer plusieurs caractères en une seule formule

SUBSTITUE ne traite qu'un motif à la fois. Pour en nettoyer plusieurs, on imbrique les fonctions les unes dans les autres : le résultat de la première devient le texte d'entrée de la suivante. Excel évalue de l'intérieur vers l'extérieur.

=SUBSTITUE(SUBSTITUE(A2;" ";"");"/";"-")

Ici, on supprime d'abord tous les espaces, puis on transforme la barre oblique en tiret. Vous pouvez empiler autant de niveaux que nécessaire, même si au-delà de trois ou quatre la formule devient illisible : c'est le moment de passer par Power Query.

Exercice 5 : Donnée Gestion de projet : normaliser un code chantier

Objectif : transformer des codes saisis à la main en identifiants homogènes, prêts à servir de clé pour une RECHERCHEV.

Remplacer quand la position varie : REMPLACER piloté par TROUVE

C'est la technique qui réconcilie les deux fonctions, et le vrai niveau avancé du sujet. Quand la position bouge d'une ligne à l'autre, on ne la saisit pas en dur : on la fait calculer par TROUVE, et on demande à NBCAR le nombre de caractères restants.

=REMPLACER(A2;TROUVE("@";A2)+1;NBCAR(A2)-TROUVE("@";A2);"exemple.fr")

Cette formule remplace tout ce qui suit l'arobase d'une adresse e-mail, quelle que soit la longueur de l'identifiant. Le même raisonnement sert à extraire une partie de chaîne avec les fonctions GAUCHE et DROITE.

Exercice 6 : Donnée RH : anonymiser une adresse e-mail avant export

Objectif : conserver l'identifiant de chaque salarié tout en neutralisant le domaine de l'entreprise, sur des adresses de longueurs toutes différentes.

Supprimer un retour à la ligne dans une cellule

Les retours à la ligne collés depuis un PDF ou un site web sont invisibles et cassent tous les tris. Le caractère se nomme CAR(10) : =SUBSTITUE(A2;CAR(10);" "). Ce nettoyage-là est impossible en Ctrl+H sans passer par un code ASCII, d'où l'intérêt de la formule.

Ces manipulations de texte constituent le cœur de notre formation Excel débutant ; les formules imbriquées et le pilotage par TROUVE sont abordés en formation Excel avancé.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre REMPLACER et SUBSTITUE ?

REMPLACER agit sur une position : vous lui indiquez à partir de quel caractère et sur quelle longueur écrire. SUBSTITUE agit sur un contenu : vous lui indiquez le texte à chercher, sans vous soucier de l'endroit.

Comment remplacer un point par une virgule sur Excel ?

Un Ctrl+H suffit dans la plupart des cas, ou =SUBSTITUE(A2;".";",") si vous voulez conserver l'original. Attention : le résultat reste du texte. Pour le rendre calculable, il faut ensuite le convertir en format numérique.

SUBSTITUE respecte-t-elle la casse ?

Oui, et c'est la cause numéro un des formules qui ne renvoient rien. "Client" et "client" sont deux chaînes différentes pour Excel. Ctrl+H, lui, ignore la casse tant que vous n'avez pas coché Respecter la casse.

Peut-on remplacer plusieurs mots différents en une seule formule ?

Oui, en imbriquant plusieurs SUBSTITUE. Chaque niveau traite un motif et transmet son résultat au niveau supérieur. Au-delà de trois ou quatre imbrications, une table de correspondance associée à une RECHERCHEV reste plus maintenable.

Pourquoi ma formule REMPLACER renvoie-t-elle une erreur ?

Une #VALEUR! signale presque toujours un no_départ à 0 ou négatif : la numérotation démarre à 1, pas à 0. Si l'erreur vient d'une cellule vide en amont, encapsulez la formule dans SIERREUR pour afficher un résultat propre.

Comment garder le résultat sans garder la formule ?

Sélectionnez la colonne de résultats, copiez-la avec Ctrl+C, puis faites un clic droit et choisissez Collage spécial puis Valeurs. Vous pouvez alors supprimer la colonne d'origine sans casser quoi que ce soit.

Rechercher et remplacer ne trouve rien, pourquoi ?

Trois causes dans l'ordre de fréquence : un espace insécable invisible dans la cellule, l'option Totalité du contenu de la cellule restée cochée d'une recherche précédente, ou une recherche limitée à la feuille alors que la donnée est sur un autre onglet.