Quittance de loyer Excel : modèle gratuit à télécharger [2026]

Une quittance de loyer Excel repose sur trois feuilles : une feuille Paramètres qui stocke vos biens et vos locataires, une feuille Quittance qui vient y piocher les informations, et un journal de suivi des encaissements.

Notre modèle gratuit fait les trois et gère plusieurs appartements avec plusieurs locataires, grâce à des listes déroulantes en cascade. Il reprend les mentions imposées par l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Téléchargez-le plus bas, ou construisez le vôtre avec le pas à pas.

Au sommaire de ce tutoriel :

• Le modèle gratuit à télécharger

• Les mentions obligatoires d'une quittance de loyer

• Créer une quittance de loyer sur Excel pas à pas

• Plusieurs appartements et plusieurs locataires : la liste déroulante en cascade

• Suivre les loyers encaissés et repérer les impayés

• Quittance de loyer Excel, Word ou PDF : que choisir ?

• FAQ : quittance de loyer

Quittance de loyer Excel : le modèle gratuit à télécharger

Le fichier est en téléchargement libre, sans inscription et sans adresse e-mail à laisser. Il tourne sur Excel 2016 et versions suivantes, sur PC comme sur Mac, et s'ouvre aussi dans LibreOffice Calc et Google Sheets. Aucune macro : pas de message de sécurité à l'ouverture.

quittance-de-loyer-excel.xlsx

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Le classeur contient trois onglets :

• Paramètres : votre identité de bailleur, le tableau de vos logements et le tableau de vos baux. Vous ne le remplissez qu'une fois.

• Quittance : la quittance elle-même. Vous choisissez le bien, le locataire et le mois dans trois listes déroulantes, vous saisissez la date de paiement, et le document se rédige seul.

• Journal des loyers : une ligne par loyer appelé, avec le montant reçu, le solde et un statut Soldé / Reste dû.

Une règle gouverne tout le classeur : vous ne saisissez que dans les cellules jaunes. Tout le reste est calculé. C'est la convention que nos formateurs imposent dès le premier jour en formation Excel débutant, parce qu'elle réduit très nettement les erreurs sur un fichier qu'on rouvre tous les mois. On applique exactement la même logique dans notre modèle de note de frais.

Le modèle est à remplir directement à l'écran, puis à imprimer : la zone d'impression est déjà réglée sur la quittance seule, sans le bloc de sélection. Une quittance = une page A4 portrait.

Les mentions obligatoires d'une quittance de loyer

L'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tient en quelques lignes, mais il impose deux choses : la quittance est transmise gratuitement au locataire qui en fait la demande, et elle distingue le loyer des charges. Un total global, sans ventilation, ne vaut pas quittance.

Concrètement, votre document doit faire figurer :

• l'identité et l'adresse du bailleur, ou de son mandataire ;

• l'identité du locataire ;

• l'adresse complète du logement loué ;

• la période couverte, du premier au dernier jour du terme ;

• le montant du loyer hors charges ;

• le montant des provisions pour charges ;

• le total effectivement encaissé ;

• la date d'émission et la signature du bailleur.

Deux pièges reviennent systématiquement en formation. Le premier : facturer l'envoi. C'est interdit, la gratuité est d'ordre public, et une clause du bail qui prévoirait des frais de gestion serait sans effet.

Le second est plus coûteux : émettre une quittance alors que le locataire n'a réglé qu'une partie du terme. Dans ce cas la loi impose un reçu, pas une quittance. La quittance vaut preuve de paiement intégral : une fois délivrée, vous ne pouvez plus réclamer le solde.

Enfin, depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, la transmission dématérialisée est autorisée avec l'accord exprès du locataire. Un PDF envoyé par e-mail est donc parfaitement valable, à condition d'avoir cet accord par écrit, dans le bail ou dans un échange séparé.

Créer une quittance de loyer sur Excel pas à pas

Si vous préférez construire votre propre fichier, voici la méthode que nous déroulons en formation. Comptez une vingtaine de minutes.

Étape 1 : séparer les données et le document

Créez une feuille Paramètres, avec trois blocs : vos coordonnées de bailleur ; un tableau de vos biens (une référence courte du type LOT01, le type de logement, l'adresse, le code postal, la ville) ; un tableau de vos locataires (nom, référence du bien, loyer hors charges, provision pour charges, date d'entrée).

Une colocation occupe deux lignes, une par colocataire, chacune avec sa part de loyer et de charges. Cette séparation est la clé de tout : la quittance ne contiendra aucune donnée saisie en dur, elle ne fera que lire cette feuille.

Étape 2 : rapatrier l'adresse du logement

Une fois la référence du bien choisie, l'adresse doit remonter toute seule. C'est le travail de RECHERCHEV :

=RECHERCHEV(C6 ; Paramètres!$B$14:$F$17 ; 3 ; FAUX)

C6 est la valeur cherchée, ici la référence du lot. Paramètres!$B$14:$F$17 est la table où chercher, en références absolues pour pouvoir recopier la formule. 3 est le numéro de la colonne à renvoyer, en comptant depuis la première colonne de la table.

Le quatrième argument, FAUX, est le plus oublié — et la première cause de quittance fausse. Sans lui, Excel accepte une correspondance approximative et peut vous renvoyer l'adresse du lot voisin. Le détail des quatre arguments est expliqué dans notre article sur la fonction RECHERCHEV.

Étape 3 : aller chercher le loyer du locataire

Pour le loyer et les charges, préférez le couple INDEX + EQUIV : il fonctionne quel que soit l'ordre des colonnes et survit à l'insertion d'une colonne dans le tableau des baux.

=INDEX(Paramètres!$D$22:$D$26 ; EQUIV(C7 ; Paramètres!$B$22:$B$26 ; 0))

EQUIV renvoie la position du locataire dans la colonne des noms, INDEX va lire la valeur à cette même position dans la colonne des loyers. Le 0 final impose une correspondance exacte.

Tant qu'aucun locataire n'est sélectionné, la formule renvoie #N/A. Enveloppez-la dans SIERREUR pour afficher 0 à la place :

=SIERREUR(INDEX(Paramètres!$D$22:$D$26 ; EQUIV(C7 ; Paramètres!$B$22:$B$26 ; 0)) ; 0)

Étape 4 : calculer la période et le numéro de quittance

La période se déduit du mois et de l'année choisis, sans aucune saisie de date :

=DATE(C9 ; EQUIV(C8 ; Liste_Mois ; 0) ; 1)
=FIN.MOIS(I8 ; 0)

La première formule donne le premier jour du terme, la seconde le dernier jour du même mois. Une quittance de juillet couvrira donc automatiquement du 01/07 au 31/07, et du 01/02 au 28/02 en février — y compris les années bissextiles.

Pour la numérotation, concaténez la référence du lot, l'année et le mois :

=C6&"-"&TEXTE(C9;"0000")&"-"&TEXTE(I7;"00")

Vous obtenez LOT03-2026-07 : un numéro unique par lot et par mois, qui se trie tout seul dans l'ordre chronologique. Un conseil de terrain : ne repartez jamais d'un compteur incrémenté à la main, c'est la garantie du doublon au bout de six mois.

Étape 5 : imprimer ou exporter en PDF

Sélectionnez la plage qui contient la quittance seule, puis Mise en page > Zone d'impression > Définir. Le bloc de sélection reste visible à l'écran mais ne s'imprime plus — la méthode complète est détaillée dans notre article sur la zone d'impression.

Pour l'envoi : Fichier > Exporter > Créer PDF/XPS. Vous obtenez une quittance de loyer PDF propre, prête à envoyer par mail. Vérifiez au passage que la mise à l'échelle est réglée sur Ajuster la feuille à une page.

Plusieurs appartements et plusieurs locataires : la liste déroulante en cascade

C'est le point qui sépare un modèle de bailleur d'un modèle jetable. Avec quatre lots et cinq baux, une liste déroulante unique qui affiche tous les locataires devient un piège : rien n'empêche d'éditer une quittance au nom de la locataire du T2 sur l'adresse du studio. La cascade règle le problème.

Étape 1 : nommer une plage par bien

Triez le tableau des locataires par référence de bien, pour que les locataires d'un même lot soient contigus. Sélectionnez ensuite les noms d'un lot et donnez à la plage exactement le nom de la référence — LOT01, LOT02, LOT03 — dans la zone Nom, à gauche de la barre de formule.

Contrainte à connaître : un nom de plage n'accepte ni espace ni accent. D'où les références courtes du type LOT01 plutôt que « Studio des Lilas ».

Étape 2 : la liste des biens

Placez-vous sur la cellule du bien, puis Données > Validation des données > Autoriser : Liste. Comme source, la plage des références :

=Biens_Ref

Si la validation des données est nouvelle pour vous, notre tutoriel sur la liste déroulante Excel reprend la manipulation depuis le début.

Étape 3 : la liste des locataires, filtrée par le bien

Sur la cellule du locataire, même chemin, mais la source devient une formule :

=INDIRECT($C$6)

INDIRECT transforme le texte contenu en C6 — « LOT03 » — en référence vers la plage nommée LOT03. La liste des locataires se limite alors aux deux colocataires du T3. Changez de lot, la seconde liste se réduit instantanément aux locataires concernés.

Le détail que nos formateurs voient rater une fois sur deux : la référence doit être absolue ($C$6). En relatif, la validation se décale d'une ligne et la cascade renvoie des listes vides.

Étape 4 : le contrôle de cohérence

Reste un cas : le bailleur qui change de lot après avoir choisi son locataire. La cascade ne réinitialise pas la cellule, et vous vous retrouvez avec un locataire orphelin. Une colonne de contrôle ferme la porte :

=SI(SIERREUR(INDEX(Paramètres!$C$22:$C$26 ; EQUIV(C7 ; Paramètres!$B$22:$B$26 ; 0)) ; "")=C6 ; "✅" ; "❌")

La formule relit la référence du bien rattachée au locataire choisi et la compare au bien sélectionné. Une mise en forme conditionnelle passe ensuite la cellule en vert ou en rouge. Tant que le contrôle affiche ❌, on n'imprime pas. La logique du test se construit avec la fonction SI.

Suivre les loyers encaissés et repérer les impayés

Une quittance isolée ne vous dit pas où vous en êtes. L'onglet Journal du modèle ajoute une ligne par loyer appelé : période, bien, locataire, loyer, charges, total dû, montant reçu, solde. Le statut se calcule :

=SI(H6=0 ; "" ; SI(ARRONDI(J6;2)<=0 ; "✅ Soldé" ; "❌ Reste dû"))

L'ARRONDI n'est pas cosmétique : sur des montants avec centimes, un solde théoriquement nul peut valoir 0,0000001 et faire clignoter un faux impayé.

La synthèse par bien s'obtient ensuite avec SOMME.SI.ENS :

=SOMME.SI.ENS($H$6:$H$25 ; $C$6:$C$25 ; B29)

$H$6:$H$25 est la plage à additionner, les montants reçus. $C$6:$C$25 est la plage de critères, les références de lot. B29 est le critère, le lot de la ligne de synthèse.

Vous savez alors, lot par lot, ce qui a été appelé, ce qui a été encaissé et ce qui reste dû. C'est aussi la base de votre déclaration de revenus fonciers, qui se fait sur les loyers encaissés dans l'année, pas sur les loyers appelés.

Au-delà d'une dizaine de lots, passez le relais au tableau croisé dynamique : il vous donne le même suivi ventilé par lot et par mois en trois clics, sans écrire une formule.

Quittance de loyer Excel, Word ou PDF : que choisir ?

Les trois formats circulent, et chacun a son terrain.

• Word : pratique pour une quittance ponctuelle, un seul locataire, une mise en page libre. Vous retapez la période et les montants chaque mois, avec le risque d'erreur que cela suppose.

• PDF : c'est le format d'envoi, pas le format de travail. Un modèle de quittance de loyer PDF gratuit se remplit à la main ou dans un lecteur, mais ne calcule rien et ne garde aucun historique.

• Excel : le seul qui calcule, numérote et conserve la trace des encaissements. C'est le format des bailleurs multi-lots et des SCI.

En pratique, la bonne combinaison est Excel pour produire, PDF pour envoyer. Et envoyez toujours le PDF, jamais le classeur : un fichier Excel se modifie, ce qui affaiblit la valeur probante du document.

Les générateurs de quittance de loyer à remplir en ligne dépannent pour un logement unique. Ils ont deux limites : vos données de bail partent chez un tiers, et vous ne conservez aucun historique exploitable. Si vous tenez au confort du navigateur, ouvrez plutôt le classeur dans Excel en ligne — vos paramètres et votre journal restent alors dans votre espace.

FAQ : quittance de loyer

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Elle n'est pas automatique, mais elle devient obligatoire dès que le locataire en fait la demande, et sa délivrance est gratuite. Aucun frais d'envoi ni de gestion ne peut être facturé au locataire.

Où trouver un modèle de quittance de loyer simple et gratuit ?

Le modèle Excel proposé plus haut est gratuit et sans inscription. Pour une quittance simple et ponctuelle, n'utilisez que l'onglet Quittance : trois listes déroulantes, une date de paiement, et c'est fait.

Un particulier peut-il établir lui-même ses quittances de loyer ?

Oui. Aucun formulaire officiel n'existe et aucun formalisme particulier n'est imposé. Un particulier bailleur rédige lui-même ses quittances, à condition d'y faire figurer les mentions listées plus haut et de les signer.

Peut-on envoyer une quittance de loyer par mail ?

Oui, depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, avec l'accord exprès du locataire. Conservez cet accord par écrit, dans le bail ou dans un e-mail. Envoyez un PDF, jamais le fichier Excel d'origine.

Que faire si le locataire n'a payé qu'une partie du loyer ?

Vous délivrez un reçu, pas une quittance. Le reçu mentionne la somme versée sans distinguer loyer et charges, et préserve votre droit de réclamer le solde. Dans le modèle, la ligne du journal reste au statut « Reste dû » tant que le solde n'est pas nul.

Comment remplir une quittance de loyer en ligne ?

Deux options : un générateur web, qui produit un PDF immédiat mais ne conserve rien ; ou le classeur Excel ouvert dans le navigateur, qui garde vos paramètres et votre historique. La seconde nous paraît préférable dès que vous avez plus d'un logement.

Combien de temps faut-il conserver ses quittances de loyer ?

Les actions dérivant d'un contrat de bail se prescrivent par trois ans. Conservez donc les quittances pendant toute la durée de la location, et au moins trois ans après le départ du locataire.

Faut-il maîtriser Excel pour utiliser ce modèle ?

Non : les listes déroulantes et les dates suffisent. Si vous voulez l'adapter — ajouter un lot, changer la mise en page, brancher un TCD — situez d'abord votre niveau avec notre test Excel gratuit, puis entraînez-vous sur nos exercices Excel corrigés.