Comptabilité sur Excel : modèle gratuit + 7 exercices [2026]

Tenir sa comptabilité sur Excel est possible et parfaitement légal — mais pas pour tout le monde. Si tu relèves du régime de la micro-entreprise, un simple livre des recettes sur tableur suffit à remplir tes obligations. Si ton entreprise est au régime réel, Excel ne peut pas tenir ta comptabilité : il te servira à l'analyser.

Cet article te donne le classeur gratuit, la méthode de saisie, et surtout la ligne exacte qui sépare les deux situations. Nos formateurs voient passer les deux cas en session, et la confusion coûte cher au moment d'un contrôle.

Au sommaire :

• Télécharger le tableau de comptabilité gratuit

• Ce que la loi autorise vraiment

• Excel comme logiciel de comptabilité : ses limites

• Tenir son livre des recettes

• Registre des achats et ventilation de la TVA

• Balance et plan comptable sur Excel

• Les deux contrôles qui évitent le redressement

• Questions fréquentes

Télécharger le tableau Excel de comptabilité simple et gratuit

Le classeur est libre d'accès, sans inscription. Il joue sur deux tableaux : trois onglets utilisables tels quels pour ta gestion, et sept exercices corrigés pour apprendre les fonctions qui font tourner l'ensemble.

• Livre des recettes : tes encaissements, avec solde progressif et détection automatique des trous de numérotation.

• Registre des achats : tes dépenses, avec le HT et la TVA déduits du montant TTC.

• Tableau de bord : synthèse par mois et par catégorie, sans aucune saisie.

• Exercices et Corrigé : sept exercices progressifs, validation automatique et formules expliquées.

comptabilite-sur-excel.xlsx

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Aucune macro, compatible Excel 2016 et versions ultérieures, Mac et LibreOffice Calc.

Faire sa comptabilité sur Excel : ce que la loi autorise vraiment

C'est le point que la plupart des modèles en circulation passent sous silence, et il détermine tout le reste.

Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises qui tiennent une comptabilité informatisée doivent pouvoir remettre à l'administration un fichier des écritures comptables (le FEC) en cas de contrôle. Or ce fichier normalisé ne peut être produit que par un logiciel de comptabilité — un tableur ne le génère pas.

Les entreprises relevant du régime micro échappent à cette obligation. C'est ce qui rend Excel légitime pour elles.

La ligne de partage :

• Micro-entreprise et auto-entrepreneur : Excel convient pour le livre des recettes et le registre des achats.

• Association en comptabilité de trésorerie : Excel convient également.

• Entreprise au régime réel, société : Excel ne peut pas tenir la comptabilité. Il reste excellent pour l'analyser.

Une deuxième règle s'applique quel que soit ton statut : une écriture enregistrée ne se modifie pas et ne se supprime pas. C'est le principe d'inaltérabilité. Un fichier tableur modifiable à volonté est précisément ce qui fragilise une comptabilité en cas de contrôle. Si tu t'es trompé, tu corriges par une nouvelle ligne, jamais en écrasant l'ancienne.

Concrètement, cela veut dire : sauvegarder une copie datée à chaque clôture de mois, et protéger ton fichier par mot de passe pour éviter les modifications involontaires.

Excel comme logiciel de comptabilité gratuit : ce qu'il sait faire

Beaucoup cherchent un logiciel de comptabilité gratuit sous Excel. La formule est trompeuse : un classeur, même très bien construit, n'est pas un logiciel comptable au sens réglementaire. Il n'horodate pas les écritures, ne verrouille pas les séquences, ne produit pas de FEC.

Ce qu'il fait très bien, en revanche :

• Le suivi des recettes et des dépenses au fil de l'eau.

• La ventilation par catégorie, pour savoir d'où vient ton chiffre d'affaires.

• Le calcul de la TVA collectée et déductible.

• Le rapprochement bancaire sur de petits volumes.

• Les tableaux de bord que ton logiciel comptable ne te donne pas sous la forme voulue.

Le partage des rôles qui fonctionne le mieux chez nos stagiaires en formation intra-entreprise : le logiciel ou l'expert-comptable tient les écritures, Excel sert à piloter. Tu exportes, tu retraites, tu obtiens en quelques minutes des indicateurs sur mesure.

Tenir son livre des recettes sur Excel

Le livre des recettes recense tes encaissements, dans l'ordre chronologique. Sept colonnes suffisent : date, numéro de pièce, libellé, catégorie, mode de règlement, montant encaissé, solde cumulé.

Pour les catégories et les modes de règlement, utilise une liste déroulante plutôt qu'une saisie libre. « Virement », « virement » et « VIREMENT » sont trois valeurs différentes pour Excel, et tes totaux par mode s'en trouvent faussés sans le moindre message d'erreur.

Exercice 1 : Donnée Comptable : livre des recettes et solde progressif

Objectif : savoir combien il te reste après chaque encaissement, sans jamais retaper un total.

Le solde de chaque ligne reprend celui de la précédente et y ajoute l'encaissement du jour :

=F8+E9

C'est une référence relative : en recopiant vers le bas, Excel décale les deux références. La première ligne de l'exercice est déjà résolue pour te servir de modèle.

Exercice 2 : Donnée Commerciale : encaissements par mode de règlement

Objectif : connaître la part encaissée par virement, par chèque et par carte.

Vous devez connaitre la fonction SOMME SI pour cet excercice.

Pour en savoir plus découvrez la formule SOMME.SI dans notre blog

=SOMME.SI($I$18:$I$22;B18;$J$18:$J$22)

Explication des arguments

• $I$18:$I$22 : plage où Excel cherche le critère.

• B18 : critère à rechercher.

• $J$18:$J$22 : plage des valeurs à additionner.

• $ : bloque les références pour éviter qu'elles changent lors d'une copie de la formule.

En résumé :

Excel cherche la valeur de B18 dans la colonne I et additionne les valeurs correspondantes de la colonne

SOMME.SI additionne les montants de la troisième plage, mais uniquement pour les lignes où la première correspond au critère. Si tu as plusieurs critères à croiser, c'est vers SOMME.SI.ENS qu'il faut se tourner.

Le registre des achats et la ventilation de la TVA

Tes dépenses professionnelles se saisissent en TTC — c'est le montant qui figure sur la facture et qui sort de ton compte. Le HT et la TVA s'en déduisent.

Exercice 3 : Donnée Comptable : ventilation de la TVA sur des montants TTC

Objectif : retrouver le montant hors taxes et la TVA à partir du TTC, quel que soit le taux.

L'erreur la plus fréquente en formation consiste à multiplier le TTC par le taux. Le TTC contient déjà la TVA : il faut diviser par 1 + le taux pour revenir au HT.

=ARRONDI(C26/(1+D26);2)

La TVA est ensuite la différence entre le TTC et le HT. L'arrondi à deux décimales n'est pas cosmétique : sans lui, les écarts d'un centime s'accumulent et ton total de TVA ne tombe plus juste.

Attention aux taux multiples : 20 % en général, 10 % sur la restauration, 5,5 % sur les livres et l'alimentaire. Le taux se saisit dans sa propre colonne, jamais en dur dans la formule.

Exercice 4 : Donnée RH : charges de personnel par mois

Objectif : totaliser salaires, cotisations et primes mois par mois.

=SOMME.SI.ENS($M$35:$M$41;$L$35:$L$41;">="&DATE(2026;1;1);$L$35:$L$41;"<="&FIN.MOIS(DATE(2026;1;1);0))

Explication des arguments

• $M$35:$M$41 : plage des valeurs à additionner.

• $L$35:$L$41 : plage contenant les dates.

• ">="&DATE(2026;1;1) : garde les dates à partir du 01/01/2026.

• "<="&FIN.MOIS(DATE(2026;1;1);0) : garde les dates jusqu'au 31/01/2026.

• DATE(2026;1;1) : crée la date du 1er janvier 2026.

• FIN.MOIS(...;0) : renvoie le dernier jour du mois (31 janvier 2026).

• SOMME.SI.ENS : additionne uniquement les valeurs qui respectent les critères.

En résumé :

➡ Additionne les montants de M35:M41 uniquement pour les lignes dont la date en L35:L41 est comprise entre le 1er et le 31 janvier 2026.

Deux critères sur la même plage de dates encadrent le mois. L'esperluette concatène l'opérateur et la date : sans elle, Excel lirait le signe comme du texte. FIN.MOIS évite d'écrire en dur le 31, le 28 ou le 30.

La balance comptable et le plan comptable sur Excel

Une balance comptable liste tous les comptes mouvementés sur la période, avec leurs totaux au débit et au crédit, et leur solde. C'est le document de synthèse à partir duquel se construisent le bilan et le compte de résultat.

Si tu récupères une balance depuis ton logiciel comptable, deux réflexes s'imposent. D'abord vérifier le format des montants : les exports arrivent souvent au format texte, et tes totaux affichent zéro sans erreur visible. La méthode est détaillée dans notre article sur comment convertir un format Texte en format numérique.

Ensuite, pour rattacher chaque numéro de compte à son intitulé, la fonction RECHERCHEV fait le travail à partir d'une table du plan comptable. Sur un gros volume d'écritures, un tableau croisé dynamique agrège la balance par classe de compte en quelques clics.

Exercice 7 : Donnée Marketing : part de chaque catégorie dans le chiffre d'affaires

Objectif : savoir quelle activité pèse vraiment dans ton chiffre d'affaires.

=SOMME.SI($R$63:$R$69;B63;$S$63:$S$69)/SOMME($S$63:$S$69)

Le dénominateur doit être figé avec des dollars. Sans cela, la plage se décale en recopiant vers le bas et tes pourcentages deviennent faux — sans message d'erreur, ce qui est le pire des cas. Si la manipulation des pourcentages n'est pas encore un réflexe, notre article sur comment calculer un pourcentage sur Excel reprend les bases.

Les deux contrôles qui évitent le redressement

C'est la partie que personne ne traite, et c'est pourtant celle qui distingue une comptabilité tenue sérieusement d'un tableau de suivi approximatif.

Exercice 5 : Donnée Comptable : contrôle de la numérotation des factures

Objectif : détecter un trou dans ta séquence de factures avant que l'administration ne le fasse.

Tes factures doivent être numérotées de façon continue, sans trou et sans doublon. Une facture manquante dans la séquence est l'un des premiers signaux regardés lors d'un contrôle — elle suggère une facture émise puis retirée.

=SI(CNUM(DROITE(B44;4))=CNUM(DROITE(B43;4))+1;"VRAI";"FAUX")

La fonction DROITE isole les quatre derniers caractères du numéro, CNUM les convertit en nombre pour permettre la comparaison. Sans CNUM, Excel compare deux chaînes de texte et le test échoue silencieusement.

Dans le classeur, cette vérification tourne en permanence sur le livre des recettes : une colonne de contrôle passe au rouge dès qu'un numéro saute ou se répète. Pour la détection des doublons sur un fichier existant, voir aussi notre article sur comment supprimer les doublons sur Excel.

Exercice 6 : Donnée Gestion de projet : rapprochement bancaire

Objectif : vérifier que chaque opération de ta comptabilité est bien passée en banque.

=SI(NB.SI($O$53:$O$55;C53)>0;"POINTÉ";"ABSENT")

• $O$53:$O$55 : plage dans laquelle Excel cherche une valeur.

• C53 : valeur à rechercher.

• NB.SI(...) : compte le nombre de fois où la valeur apparaît.

• >0 : vérifie si la valeur existe au moins une fois.

• "POINTÉ" : résultat si la valeur est trouvée.

• "ABSENT" : résultat si la valeur n'est pas trouvée.

En résumé :

➡ Si la valeur de C53 existe dans O53:O55 → affiche "POINTÉ".➡ Sinon → affiche "ABSENT".

NB.SI compte combien de fois le montant apparaît sur ton relevé. Un résultat supérieur à zéro signifie que l'opération est passée. Ce qui reste sur « ABSENT » est un écart à expliquer : chèque non encaissé, virement en cours, ou saisie oubliée.

Une mise en forme conditionnelle sur cette colonne rend les écarts visibles d'un coup d'œil. Et pour construire des tests plus fins, tout part de la fonction SI.

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Questions fréquentes

Peut-on faire toute sa comptabilité sur Excel ?

Pour une micro-entreprise, oui : le livre des recettes et le registre des achats couvrent les obligations. Pour une entreprise au régime réel, non : l'obligation de produire un FEC impose un logiciel comptable. Excel garde alors un rôle d'analyse, qui reste considérable.

Excel est-il vraiment gratuit pour la comptabilité ?

Excel lui-même est payant, via une licence ou un abonnement Microsoft 365. Si le budget est le critère, LibreOffice Calc ouvre le classeur de cet article sans perte de formules, et Google Sheets le lit également — avec quelques dégradations de mise en forme.

Comment obtenir un guide de comptabilité sur Excel en PDF ?

L'onglet Accueil du classeur contient le mode d'emploi complet, et sa zone d'impression est déjà réglée. Fichier > Exporter > Créer un document PDF te donne une fiche mémo à garder à côté de toi pendant la saisie.

Le classeur convient-il à une association ?

Pour une petite association en comptabilité de trésorerie, oui : les recettes et les dépenses se suivent de la même manière. Au-delà d'un certain seuil ou en cas de subventions publiques importantes, les obligations changent et relèvent d'un règlement comptable propre au secteur non lucratif.

Combien de temps faut-il conserver ces fichiers ?

Les documents comptables se conservent dix ans. Pense à archiver une copie datée à chaque clôture d'exercice, et à ne pas garder qu'une seule version du fichier sur un seul disque.

Pour aller plus loin, tu peux récupérer notre modèle de note de frais, parcourir nos exercices Excel corrigés, ou évaluer ton niveau avec le test Excel gratuit. Nos sessions de formation Excel débutant et l'ensemble de nos formations Excel partent de ces cas de gestion concrets.